Фаза завершения проекта включает проведение эксплуатационных испытаний, сдачу проекта и закрытие контракта.
Целью проведения эксплуатационных испытаний
является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту.
Эксплуатационные испытания включают:
• Проведение сравнения эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;
• Выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;
• Определение причин выявленных расхождений;
• Разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений «недоделок»;
• Организацию работ по устранению недоделок.
Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями
между поставщиками и заказчиком.
Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:
• Проверка соответствия проекту установленного оборудования;
• Наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;
• Определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;
• Определение времени и условий проведения испытаний;
• Установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;
• Устранение несоответствий проекту.
Вторым этапом завершения проекта является сдача проекта и закрытие контракта.
Основные этапы
закрытия контракта:
• Проверка финансовой отчетности;
• Паспортизация;
• Выявление невыполненных обязательств;
• Завершение невыполненных обязательств;
• Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетностиотносится к отчетности заказчика и подрядчика.
Проверка финансовой отчетности заказчика включает:
• Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;
• Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;
• Проверку наличия документации по изменениям;
• Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.
Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:
• Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;
• Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;
• Поиск просроченных платежей поставщику;
• Подтверждение соответствующих удержаний.
Паспортизация
представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации.
Невыполненные обязательства
должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров.
Гарантийное обслуживаниеосуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:
• техническая информация;
• оборудование;
• инструменты;
• средства обучения;
• руководство по эксплуатации;
• чертежи;
• результаты испытаний;
• различные материалы фирм-поставщиков.
Человеческие аспекты в управлении проектами