Система управления и реализация функций управления в Отделении по работе с гражданами

Рассмотрим осуществление функций управления в отделении по работе с гражданами ВКО:

1. Перспективное и текущее планирование, в данном отделении включает в себя составление планов, графиков проведения мероприятий с соответствии с направлениями работы, например, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, подготовка письменных ответов на обращения граждан, подготовка материалов для СМИ.

2. Организация и регулирование включают: организацию проведения мероприятий по направлениям работы, рассмотрение обращений граждан, обеспечение ответа на них, личный прием граждан, проведение пресс-конференций, "открытых столов" по вопросам военной службы, регулирование проводимых мероприятий, воинской и трудовой дисциплины и работы персонала в целом.

3. Мотивация и координирование предусматривают: координирование работ по направлениям деятельности, например, рассмотрение, изменение отдельных мероприятий (изменение времени личного приема граждан, изменение времени интервью), а также обеспечение взаимодействия нескольких отделений или должностных лиц для подготовки ответа на обращение. Мотивация предусматривает создание мер поощрения персонала для повышения эффективности выполнения работы, например, премирование за успешное выполнение плана или программы, достижения высоких результатов деятельности.

4. Контроль: обеспечение контроля своевременного выполнения планов и программ, контроль за сроками ответа на обращения граждан, своевременная подготовка материалов для СМИ.

Функция контроля может осуществляться в форме составления плана-графика выполнения мероприятия с указанием сроков выполнения с целью точного соблюдения этих сроков, а также мер поощрения и взыскания за своевременное или несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Структура и техника управления

в Отделении по работе с гражданами являются включают в себя:

· структуру управления отделением, которая предусматривает разделение на должности: Начальник отделения по работе с гражданами; Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами; Помощник начальника отделения по работе с гражданами и распределение между ними обязанностей, в соответствии с должностной инструкцией.

· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота в отделении, которую можно характеризовать недостаточностью помещений для эффективной организации работы и приема граждан, отсутствием электронного документооборота, ориентацией на работу с документами на бумажном носителе.

В отделении реализуются все виды управления (институциональное, мотивационное, информационное) с преобладанием институционального, что связано со спецификой деятельности военного учреждения.

Рис.3 Виды управления в Отделении

Ø Институциональное управление связано с необходимостью исполнения приказов и директив министерства обороны, зависимостью от "команды сверху".

Ø Мотивационное управление проявляется в наличии мотивирующих трудовую деятельность стимулах финансового и нефинансового характера, например, наличие "13 зарплаты" за эффективную работу в течение года или предоставление бесплатного санаторно-курортного лечения за успехи в работе.

Ø Информационное управление, основанное на сообщении информации, характеризуется работой с новой информацией, доведением ее до личного состава.

В ходе исследования я пришла к выводу, что в Отделении по работе с гражданами преобладает институциональное управление, то есть выполнение работы основывается на определенных документах, регламентирующих весь порядок работы отделения: Инструкции по работе с гражданами, разработанными вышестоящими органами программами, например, программа патриотического воспитания граждан и в своей деятельности ориентируется на приказы начальника отделения и военного комиссара.

В ходе исследования управляемых процессов типы управления в отделении отражаются в виде:

Проектного управления (управление, предусматривающее разработку планов, мероприятий, конференций, проектов программ).

Процессного управление (управление ежедневным функционированием отделом: рассмотрение обращений граждан, составление на них ответа, личный прием граждан, составление докладов, донесений по итогам выполнения программ).

Среди методов управления (экономические, административные, социально-психологические, идеологические) в отделении преобладают административные методы.

Административные методы в виде приказов, распоряжений, указаний начальника отделении и военного комиссара.