Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки организаций (учреждений, предприятий). Несмотря на то, что в каждой стране существуют определённые особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.
Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:
• сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный адрес, факс, телефон).
Эти сведения печатают в верхней части листа - в левом углу или в центре. Наряду с названием организации (учреждения, предприятия) указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc) – корпорация, Limited (Ltd) – общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;
• ссылки на документы отправителя и получателя.
Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т.д., например:
Reference KL/DC/305,
где Reference – ссылка (используется также сокращение Ref);
KL – инициалы автора;
DC – инициалы исполнителя или секретаря-референта;
305 – порядковый номер документа.
Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с инициативным документом, например:
Your ref.: OR/12
Our ref.: OR/75
где Your ref. – ваша ссылка;
Our ref. – наша ссылка;
OR – вид документов (order);
12 и 75 – номера инициативного письма и ответа;
• дата.
Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Возможны два варианта – английский и американский:
1) на первом месте стоит число (British method - 5 December, 2004);
2) на первом месте стоит месяц (American method - December 5, 2004).
Пунктуация может варьироваться, т.е. отправитель по своему желанию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца (British method) или после числа (American method) или не ставить ее вообще;
• адрес получателя.
Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании - графство, в Германии – землю, в Швейцарии - кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;
• указание на конкретное лицо.
Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты:
For the attention of Mr. Smith
Attention: Marketing Department
Attention: Finance Manager;
• вступительное обращение.
Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова «Dear».
Используют различные формы обращения: к одному лицу - Madam, Sir; к нескольким лицам - Mesdames, Gentlmen, Sir. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. - господин, Mrs. - замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss – обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);
• заголовок (необязательный элемент).
Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:
Subject: - предмет вопроса;
RE: - сокращение от слова «regarding» (относительно);
In re: — сокращение от «in regard to» (касательно);